GoBD-konforme Belegarchivierung: Anforderungen & Verfahrensdokumentation

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form") regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung digital führen und Belege archivieren müssen. Wer Belege digital erfasst, kann viel Zeit sparen – muss dabei aber ein paar Grundregeln einhalten.

Die 4 Grundprinzipien der GoBD

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit – Jede Buchung muss lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.

2. Vollständigkeit – Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden, ohne Auslassungen.

3. Richtigkeit – Buchungen müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen.

4. Zeitgerechte Buchung – Belege werden zeitnah erfasst und verbucht.

Aufbewahrungsfristen für Belege

• Buchungsbelege – 10 Jahre
• Rechnungen (Ein- und Ausgang) – 10 Jahre
• Kontoauszüge – 10 Jahre
• Geschäftskorrespondenz – 6 Jahre

Anforderungen an die digitale Archivierung

• Unveränderbarkeit – Einmal archivierte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden können.
• Ordnungsmäßigkeit – Die Ablage erfolgt strukturiert und systematisch.
• Verfügbarkeit – Belege sind jederzeit abrufbar und lesbar.
• Maschinelle Auswertbarkeit – Die Daten liegen in einem auswertbaren Format vor.

Dürfen Papierbelege vernichtet werden? – Die Verfahrensdokumentation

Das ist die Frage, die sich die meisten stellen: Kann ich den Papierbeleg nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ja – dieses Vorgehen nennt sich „ersetzendes Scannen". Der digitalisierte Beleg tritt an die Stelle des Papieroriginals. Voraussetzung ist, dass

1. die digitale Kopie bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt,
2. der Beleg danach nicht mehr veränderbar und revisionssicher gespeichert ist, und
3. der gesamte Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

Die Verfahrensdokumentation hält schriftlich fest, wie Belege in deinem Unternehmen erfasst, geprüft, gespeichert und aufbewahrt werden – also der komplette Weg vom Eingang bis zur Archivierung. Erst mit einer solchen Dokumentation ist das Vernichten der Papieroriginale GoBD-konform.

Wichtig: Für Privatpersonen ohne Buchführungspflicht sind diese Anforderungen in der Regel nicht relevant. Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler ist die Verfahrensdokumentation dagegen die Grundlage dafür, Papierbelege überhaupt entsorgen zu dürfen.

So unterstützt dich Beleger

Beleger erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen automatisch:

• Unveränderbare, revisionssichere Speicherung deiner Belege
• Automatischer Zeitstempel bei jeder Erfassung
• Strukturierte Ablage nach Belegtyp und Datum
• Export für Steuerberater und Betriebsprüfung (DATEV, Lexware & Co.)
• Speicherung in deutschen Rechenzentren

So bleibt von deiner Seite vor allem eines zu tun: den Prozess einmal in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.

Fazit

Digitale Belegarchivierung spart Zeit, Platz und Nerven – und ist mit den richtigen Voraussetzungen voll GoBD-konform. Wer Papierbelege ersetzen möchte, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation. Beleger liefert die technische Grundlage, damit deine Belege revisionssicher, unveränderbar und jederzeit auffindbar sind.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für die verbindliche Beurteilung deines Einzelfalls – insbesondere zur Verfahrensdokumentation – wende dich bitte an deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.